BENTUK DAN JENIS SURAT NIAGA

BENTUK DAN JENIS SURAT NIAGA


A. SURAT NIAGA • Surat niaga adalah surat yang digunakan oleh
orang-orang atau badan usaha, dengan tujuan mencari keuntungan. Fungsi surat sebagai salah satu sarana perhubungan dapat mencerminkan mutu dan watak penulis, dan dalam dunia perusahaan dapat merupakan trade mark bagi nama perusahaan yang diwakilinya. Berarti maju mundurnya perusahaan tergantung pada penyelenggara surat tersebut
B. Pengertian Surat menurut para ahli 1. Surat adalah “satu sarana untuk menyampaikan
pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain” (Bratawijaya, 1984:5)
2. Surat adalah karangan ringkas yang didalamnya diungkapkan gagasan atau pesan penulis yang ingin disampaikan kepada pembaca (Kus Hadi Yahya, 1990:1)
3. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang lain (Caca Sudarsa dkk., 1991:3)

C. Fungsi Surat • Fungsi utama surat (Finoza, 1991) adalah sebagai alat
komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai:
1. Tanda bukti tertulis 2. Alat pengingat 3. Pedoman untuk bertindak 4. Keterangan keamanan 5. Duta/wakil organisasi 6. Dokumen histories dari suatu kegiatan

• Disamping kesembilan aspek teknis diatas, agar menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi yaitu
1. Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum; 2. Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik; 3. Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan
ditulis; 4. Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan
penerima surat.
D. Kriteria Surat yang Baik • Adapun cirri umum surat yang baik adalah: 1. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna
sesuai dengan surat yang akan ditulis; 2. Menggunakan bentuk surat yang standar; 3. Menggunakan bahasa yang baku; 4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas; 5. Menggunakan bahasa yang jelas; 6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat; 7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap 8. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat
menyurat; 9. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat
E. Bagian-bagian Surat • Bentuk dan ukuran (format) surat berbeda satu sama lain disebabkan penempatan
(peletakan) bagian-bagian surat itu (parts of letter). Bagian surat itu adalah sebagai berikut:
1. Kepala atau Kop Surat (letterhead) 2. Nomor Surat 3. Tanggal (date line) 4. Alamat (inside address) 5. Salam pembuka (salutation) 6. Hal (topic) 7. Tubuh atau isi surat (body of letter) 8. Salam penutup (complementary close) 9. Tanda tangan (signature) 10. Nama penanda tangan (the responsible for the letter) 11. Inisial (initials) 12. Lampiran (enclosure notation) 13. Tembusan (carbon copies: cc)
F. Adapun bentuk-bentuk surat niaga yaitu : 1. Surat resmi
a. Bentuk resmi Indonesia lama b. Bentuk reesmi Indonesia baru
2. Surat bentuk lurus a. Lurus b. Lurus penuh c. Setengah lurus
3. Surat bentuk bertekuk a. Bertekuk b. Paragraf menggantung






• KOP SURAT Kop atau kepala surat berfungsi untuk menggambarkan eksistensi
kantor/perusahaan, sekaligus sebagai sarana promosi bagi perusahaan. Karena itu hal-hal yang biasanya dicetak di kepala surat antara lain; nama organisasi, alamat kantor/perusahaan, nomor-nomor; telepon, fax, web site, kotak pos, kawat dll serta logo/lambang
• Nomor Surat Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengaturan surat,
terutama dalam hal pengarsipannya, juga untuk mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan serta sebagai bahan rujukan/acuan . Rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan, dan tahun pembuatan surat. Angka bulan ditulis dengan huruf romawi menandakan bulan ke … dari sistem penanggalan masehi.
SELANJUTNYA KIK DI SINI